С суммы компенсации, которую увольняющийся работник уплачивает за спецодежду, безопаснее исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДС Размер компенсации зависит от степени износа спецодежды.

Возможна ситуация, когда увольняющийся работник по собственному желанию и по договоренности с фирмой не возвращает выданную ему ранее спецодежду, а забирает себе. Необходимо ли в таком случае удерживать НДС с суммы компенсации, полученной с работника?

По мнению Минфина России, фирме следует это делать*(1). Свою точку зрения ведомство обосновывает тем, что вручение спецодежды в рассматриваемой ситуации является передачей права собственности на товары на возмездной основе, которая считается реализацией*(2) и, следовательно, облагается НДС*(3).

Однако позиция финансового ведомства достаточно спорна. Удержание денежных средств за невозвращенную спецодежду можно рассматривать и как взимание с работника компенсации затрат, понесенных фирмой на ее приобретение, которая не облагается НДС. Единичные судебные решения это подтверждают*(4). Вместе с тем при отсутствии массовой арбитражной практики, сложившейся в пользу компаний, есть риск наступления неблагоприятных налоговых последствий. И хотя при проверках контролеры, как правило, не обращают пристального внимания на факты неудержания НДС с компенсаций за спецодежду ввиду небольшого размера возможных доначислений, все же рекомендуем фирмам правильно удерживать налог и принять меры для минимизации потенциальных претензий.

Работодатель обязан за счет собственных средств приобретать и выдавать спецодежду своим сотрудникам, выполняющим отдельные виды работ*(5). При этом она является собственностью организации и при увольнении подлежит возврату*(6). Если же работник не вернет спецодежду, фирме будет причинен ущерб в виде уменьшения ее имущества*(7). В этом случае сотрудник обязан его возместить.

При передаче спецодежды работнику при увольнении налоговая база по НДС возникает в момент удержания компенсации из последней зарплаты. Именно в этот момент необходимо начислить налог с компенсации*(8).

Порядок выдачи, возврата, а также расчета и оплаты компенсации стоимости спецодежды должен быть закреплен в трудовом (коллективном) договоре (см. образец ниже).

Фрагмент договора. Получение, возврати компенсация спецодежды

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

<...>

Работодатель обязан:
— на время исполнения Работником своих трудовых обязанностей за свой счет обеспечивать Работника в течение всего срока действия настоящего трудового договора специальной одеждой, обувью и другими средствами индивидуальной защиты, соответствующей полу, росту, размеру Работника, а также характеру и условиям выполняемой работы.

Периодичность выдачи спецодежды и средств индивидуальной защиты, нормы выдачи определяются Работодателем согласно Правилам выдачи специальной (фирменной) одежды в организации, с которыми Работник ознакомился до подписания настоящего Договора;
— за свой счет своевременно обеспечивать ремонт и замену специальной одежды, выданной Работнику.

Работник обязуется:
— бережно относиться к полученной от Работодателя спецодежде и средствам индивидуальной защиты;
— при прекращении трудовых отношений либо по окончании срока ношения взамен получаемой новой спецодежды, а также при переводе Работника на другую работу, для которой ношение специальной одежды не требуется, возвратить Работодателю полученную спецодежду и средства индивидуальной защиты;
— в случае утраты по вине Работника полученной спецодежды и средств индивидуальной защиты либо невозврата спецодежды Работником в определенных настоящим трудовым договором случаях возместить Работодателю стоимость одежды/средств защиты исходя из ее фактической стоимости, с учетом степени износа.

<...>

Обосновывающими начисление НДС с сумм компенсаций будут являться любые документы, подтверждающие выбытие спецодежды у работодателя. На нормативном уровне форма таких документов не установлена, в связи с чем компании необходимо самостоятельно разработать эти формы и закрепить их в учетной политике. Содержание разработанных документов должно соответствовать требованиям статьи 9 Закона о бухучете*(9).

Размер компенсации, удерживаемой с работника, определяется исходя из рыночных цен, действующих в местности, где находится фирма на день увольнения, но не ниже стоимости спецодежды по данным бухгалтерского учета, включая степень ее износа*(10). Степень износа определяется в зависимости от способа учета спецодежды, применяемого в организации. Действующее налоговое законодательство предоставило компаниям право выбора способа бухучета спецодежды. Так, организации могут вести учет спецодежды, срок полезного использования которой более 12 месяцев, по правилам, установленным Методическими указаниями по учету МПЗ*(11), либо применять правила, установленные ПБУ 6/01 «Учет основных средств»*(12). В любом случае используемый способ учета необходимо отразить в учетной политике организации. Если фирма учитывает спецодежду в порядке, предусмотренном для основных средств*(13), то остаточная стоимость является фактической себестоимостью за вычетом сумм начисленной амортизации. Однако немногие компании используют этот метод в силу того, что в данном случае со стоимости спецодежды придется платить налог на имущество.

Более распространенный вариант — погашение стоимости спецодежды линейным способом исходя из сроков службы, установленных типовыми отраслевыми нормами *(14). При этом если выдача спецодежды этими документами не предусмотрена, то срок службы определяет сама компания и закрепляет его в учетной политике.

Для спецодежды, срок эксплуатации которой, согласно нормам выдачи, не превышает 12 месяцев, предусмотрено единовременное списание стоимости*(15). Здесь для расчета износа также можно использовать отраслевые нормы или нормы, установленные компанией.

Пример
Комплект спецодежды был куплен фирмой за 3540 руб. (в т.ч. НДС — 540 руб.). В учетной политике предусмотрено, что спецодежда, независимо от стоимости и срока использования, учитывается в составе материально-производственных запасов. При этом ее выдача типовыми отраслевыми нормами не предусмотрена.

Компания самостоятельно установила срок полезного использования спецодежды 14 месяцев. Спецодежда была выдана работнику, использовалась им в течение 6 месяцев, а впоследствии он уволился и решил забрать ее себе. Согласно трудовому договору работник должен оплатить остаточную стоимость спецодежды. Право собственности переходит к сотруднику в момент выплаты компенсации при увольнении. Операцию по начислению НДС с суммы удержанной компенсации следует отразить в бухгалтерском учете следующими проводками.

Дебет 10-10 Кредит 60
— 3000 руб. — спецодежда оприходована на склад;
Дебет 19 Кредит 60
— 540 руб. — отражен «входной» НДС с покупки спецодежды;
Дебет 68 Кредит 19
— 540 руб. — НДС принят к вычету;
Дебет 10-11 Кредит 10-10
— 3000 руб. — спецодежда выдана работнику.
Ежемесячная сумма списания:
3000 руб. х 1/14 мес. х 100% = 214,29 руб.
Сумма износа после 6 месяцев эксплуатации:
214,29 руб. x 6 мес. = 1285,74 руб.
Сумма компенсации, которую должен заплатить работник:
3000 — 1285,74 = 1714,26 руб.
1714,26 руб. + 1714,26 руб. х 18% = 2022,83 руб.
Дебет 20 Кредит 10-11
— 1285,74 руб. — стоимость спецодежды, которая списана в течение 6 месяцев эксплуатации;
Дебет 91-2 Кредит 10-11
— 2023,83 руб. — списание остаточной стоимости спецодежды;
Дебет 91-2 Кредит 68
— 308,57 руб. (1714,26 руб. х 18%) — начислен НДС к уплате в бюджет;
Дебет 73 Кредит 91-1
— 2023,83 руб. — передача спецодежды сотруднику;
Дебет 70 Кредит 73
— 2022,83 руб. — сумма компенсации, удержанная из зарплаты увольняющегося работника.

С. Кузьменко,
ведущий юрист департамента бухгалтерского учета
аудиторско-консалтинговой группы «Градиент Альфа»

«Актуальная бухгалтерия», N 5, май 2014 г.