Если ФСС отказал в возмещении пособий

Выездные проверки по страховым взносам, которые входили в состав ЕСН (т.е. за 2008 и 2009 гг.), могут проводить только налоговики. И лишь они имеют право взыскивать суммы недоимки, пеней и штрафов по ЕСН за эти периоды*(1).

Тем не менее ФСС России имеет право проверить расчет пособий за 2008 и 2009 годы*(2). В результате очень часто выявляются ошибки, которые влекут за собой доначисление суммы ЕСН за эти периоды. Например, если из-за неправильно оформленных больничных листков фонд не принимает к зачету выплаченные по ним пособия.

Пособия, выплаченные в 2008 или 2009 году

Нарушения в оформлении больничных листов, на которые при проверке обращают внимание специалисты ФСС России, перечислены в пункте 60 Методических указаний. В частности, это могут быть:

— незаверенные исправления;
— отсутствие важных сведений: о причине нетрудоспособности, месте работы и т.д.;
— нарушение процедуры выдачи или продления больничного листка и т.д.

Если в ходе ревизии больничных листов по формальному признаку проверяющие из фонда нашли нарушения, они могут дать возможность компании устранить их в ходе проверки или принять меры в отношении медицинского учреждения, которое выдало эти больничные*(3).

Но возможен и более жесткий вариант: ФСС России имеет право отказать фирме в возмещении расходов по этим больничным листкам*(4). Обычно это происходит, когда нарушения носят неустранимый характер (например, у медицинской организации, которая выдала больничный лист, отсутствует лицензия).

В этом случае фирме необходимо внести корректировки в бухгалтерский учет и в раздел 1 формы 4-ФСС, а также представить в налоговую инспекцию «уточненку» по ЕСН. Сделать это нужно на основании решения ФСС России о непринятии к зачету расходов. Это решение в течение 10 дней после вынесения проверяющие направляют в налоговую инспекцию, где фирма состоит на учете*(5).

Обратите внимание: корректировки, которые фирма должна внести в бухгалтерский учет, будут зависеть от того, кто возьмет на себя ответственность за непринятые расходы — конкретные сотрудники или же сама фирма*(6).

В первом случае работники могут обратиться в лечебное учреждение за дубликатом больничного или внесением в него исправлений. Законодательством не установлен период, в течение которого «дефектные» больничные листы могут заменяться новыми*(7). И, если допущенные ошибки будут исправлены, ФСС России должен будет принять к вычету выплаченные по ним пособия*(8).

Если же сотрудники, которым были выданы эти больничные листы, уже уволились, то, вероятно, фирме придется взять расходы на себя. Ведь такой документ, как больничный лист, может быть выдан только человеку, на имя которого он выписан, при предъявлении паспорта или заменяющего его документа*(9).

Рассмотрим на примере, какие корректировки нужно внести в учет в этих ситуациях.

Пример
В 2011 г. ФСС России проверил у фирмы расчет пособий и за 2009 г. не принял расходы из-за ошибок в больничных листах на общую сумму 7500 руб., а также доначислил в связи с этим пени и штрафы — 1800 руб.

Ситуация 1. Компания решила списать расходы за свой счет.

Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «ФСС»
— 7500 руб. — отражены расходы, необоснованно возмещенные за счет ФСС России.
Поскольку эти расходы не учитываются при расчете налога на прибыль, у фирмы возникает постоянная разница, которая образует ПНО за соответствующий отчетный период (при условии, что учет ведется с применением ПБУ 18/02):
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— 1500 руб. (7500 руб. х 20%) — отражено ПНО.
Сумма пеней и штрафов (1800 руб.) ПНО не образует, поскольку в налоговом и в бухгалтерском учете в составе расходов не учитывается. В бухгалтерском учете она списывается в качестве убытка (п. 83 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н):
Дебет 99 Кредит 69 субсчет «Штрафные санкции»
— 1800 руб. — доначислены пени, штрафы.

Также фирма должна подать уточненную декларацию по ЕСН за 2009 г. и внести исправления в раздел 1 расчетной ведомости N 4-ФСС за 2011 г.

Обратите внимание: декларация по ЕСН подается по форме, действующей в 2009 г. А «уточненку» по форме 4-ФСС за 2009 г. подавать не нужно. Исправления фирма должна внести в форму 4-ФСС за текущий период (письмо ФСС России от 28.01.2010 N 02-02-01/08-33л).

Ситуация 2. Компания решила списать расходы за счет сотрудников.

Дебет 70 (73) Кредит 69 субсчет «ФСС»
— 7500 руб. — расходы по непринятым больничным листам отнесены за счет сотрудников;
Дебет 99 Кредит 69 субсчет «Штрафные санкции»
— 1800 руб. — доначислены пени, штрафы.
Кроме того, нужно подать уточненную декларацию по ЕСН и внести исправления в форму 4-ФСС (см. ситуацию 1).
Если впоследствии сотрудники представят дубликаты этих больничных листов (или внесут исправления в установленном порядке), то фирма сделает сторнирующую проводку:
Дебет 70 (73) Кредит 69 субсчет «ФСС»
— 7500 руб. — сторнированы расходы (на основании исправленного больничного листка или его дубликата).

В ходе проверки может возникнуть и такая ситуация: больничный лист оформлен правильно, сумма пособия рассчитана верно, но увеличено число дней, оплаченных за счет ФСС России. В этом случае излишне возмещенные фондом суммы компания может включить в налоговые расходы как обычную оплату больничного*(10). Правда, тогда эти расходы будут относиться к убыткам прошлых лет*(11).

Пример
В 2011 г. ФСС России провел проверку фирмы и за 2009 г. выявил завышение расходов по больничному листку, возмещенному за счет фонда. При этом сама сумма пособия была рассчитана правильно. Сумма превышения составила 10 000 руб.
Дебет 69 Кредит 70
— 10 000 руб. — сторнированы расходы за счет ФСС России;
Дебет 91-2 Кредит 70
— 10 000 руб. — отражены расходы прошлых лет, выявленные в отчетном году.
В этом случае фирма имеет право подать «уточненку» по налогу на прибыль за 2009 г. Уточненную декларацию по ЕСН подавать не нужно, так как в данном случае ошибка не повлекла за собой изменение суммы налога. Уточнять расчет за 2009 г. по форме 4-ФСС также не нужно. Исправления вносятся в текущем периоде.

Если период проверки — 2010 год

С 1 января 2010 года расчеты по страховым взносам компании представляют в территориальные органы ПФР и ФСС России*(12). Выездные проверки по страховым взносам теперь тоже проводят сотрудники этих фондов, причем совместно*(13).

То есть в 2011 году ФСС России может проверить не только расходование фирмой средств на выплату пособий, но и правильность начисления и уплаты страховых взносов за 2010 год. Кроме того, фонд имеет право взыскать все доначисленные суммы за этот период, включая пени и штрафы.

Обратите внимание: если выявлены ошибки, которые привели к занижению суммы страховых взносов в 2010 году, компания должна подать «уточненку» по форме 4-ФСС за этот период*(14).

Пример
В 2011 г. ФСС России провел проверку фирмы и за 2010 г. не принял расходы из-за отсутствия больничных листков на сумму 8000 руб. Фирма согласилась с доначислениями.
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «ФСС»
— 8000 руб. — отражены расходы, необоснованно возмещенные за счет ФСС России (убытки прошлых лет);
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— 1600 руб. (8000 руб. х 20%) — отражено ПНО.
Также фирма должна представить уточненный расчет по форме 4-ФСС за 2010 г.

Экспертиза статьи:
С. Мягкова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

«Актуальная бухгалтерия«, N 7, июль 2011 г.

Еще статьи из этого раздела

• Иск о запрете на использование изобретения: может ли суд отказать, если доказан факт нарушения?
• Социальные стационарозамещающие услуги пожилым гражданам и инвалидам: новые ориентиры для сферы соцобслуживания населения ГАРАНТ.РУ
• Контроль операций с денежными средствами и имуществом: нововведения января
• КОСГУ – 2021: новый код для возмещения затрат, исключение ряда расходов из статей 213 и 226
• Мифы долевого строительства: Опасно ли взыскание неустойки по ДДУ?