Особенности проведения инвентаризации в ночное время

Чтобы обеспечить достоверность результатов инвентаризации, как правило, приходится приостанавливать все движения проверяемого имущества. В некоторых случаях наиболее целесообразно проводить инвентаризацию ночью. Так поступают, например, розничные торговые организации, особенно крупные, с постоянными большими товарными остатками. Довольно часто ночные инвентаризации проводятся и на круглосуточных складских терминалах, а также на предприятиях, где технологические процессы не останавливаются ни на секунду, но в ночное время есть возможность существенно снизить их интенсивность.

Практика показывает, что проведение инвентаризационных мероприятий в ночное время имеет свои специфические особенности, которые необходимо учитывать для обеспечения высокого уровня эффективности работы проверяющих. Главной проблемой здесь является более низкая работоспособность большинства участников, так как традиционно ночь — это время отдыха, а не работы.

Приведем статистику относительно качества выполнения проверяющими поставленных задач, которую нам удалось собрать при реализации инвентаризационных проектов в различных компаниях и предприятиях.

Для понимания, насколько может снижаться работоспособность при просчете товаров в ночное время, были проанализированы результаты выполнения операций участниками нескольких инвентаризационных групп. Ниже в схемах представлены данные в отношении 53 инвентаризаторов, разделенных на 10 групп по 4 человека и контрольная группа из 13 человек. Группы работали посменно в течение 12 часов, выполняя однотипные операции. Для статистики были собраны данные по интенсивности выполнения счетных операций в виде количества счетов в час, а также среднее количество ошибок на тысячу пересчитанных единиц. Пересчитывался мелкий товар, упакованный в коробки стандартных размеров со стандартной маркировкой. Время на перемещение этого товара в адреса хранения не учитывалось.

По результатам собранных данных можно сделать вывод о том, что в ночное время трудоспособность проверяющих, которые преимущественно работают в дневные часы, существенно падает (см. рис. 1). В отдельных случаях отмечалось падение интенсивности более чем на 30 процентов. Кроме того, существенно возрастает количество ошибок при подсчете (см. рис. 2). Наиболее низкие показатели внимательности отмечались на временном отрезке между двумя и четырьмя часами ночи.

Предлагаем вашему вниманию ряд рекомендаций, выполнение которых в совокупности с методологией проведения инвентаризационных работ и с жесткой системой контроля над выполнением операций позволяет обеспечить более высокие показатели работы сотрудников и максимально эффективно проводить инвентаризацию в ночное время (см. также рис. 3, 4).

Планирование работ. Планирование ночных работ, как правило, требует повышенного внимания от руководителя инвентаризации. Ввиду возможного снижения работоспособности персонала необходимо предусмотреть запас по времени выполнения работ и по числу участников. На случай если в ходе инвентаризации будут выявляться сотрудники с неудовлетворительными показателями по качеству подсчетов, необходимо предусмотреть резервную группу. При планировании необходимо предусмотреть большее количество контрольных точек проекта.

Дополнительные инструктажи. Для дневных сотрудников, привлеченных на ночную инвентаризацию, следует проводить дополнительные инструктажи при выявлении систематических ошибок или недочетов при промежуточном контроле результатов. Это поможет повысить эффективность работы таких сотрудников, так как инструктажи в условиях снижения внимания позволяют сконцентрироваться на точном выполнении операций согласно инструкции. Также, чувствуя высокую степень контроля, сотрудники будут дополнительно мотивированы выполнить свою работу безошибочно.

Снижение нормативов пересчета и распределение работ между большим числом сотрудников. Практика показала, что в ночное время целесообразнее выпускать на участки работ группы с большим количеством сотрудников, обязав бригадиров групп проводить дополнительные проверки точности выполнения инвентаризационных операций. Также следует практиковать снижение нормативов выполнения операций по количеству единиц пересчета на 10-12 процентов. При этом норматив по точности просчета предметов инвентаризации должен оставаться прежним. Снижение нормативов используется только для тех сотрудников, которые привлекаются на ночную инвентаризацию, но преимущественно работают в дневную смену. Для постоянных работников ночных смен норматив остается неизменным.

Изменение рабочих отрезков. Стандартной практикой работы инвентаризационных групп в дневное время является разделение всей смены на рабочие отрезки. Такие отрезки, как правило, составляют около 2 часов с перерывами на 15-20 минут. Опыт показывает, что при проведении инвентаризации ночью наиболее эффективно устраивать технологические перерывы через каждый час, хоть и с меньшей длительностью. Очень хорошие результаты показывает проведение между рабочими отрезками коротких серий производственной гимнастики.

Дополнительные контрольные процедуры. Для обеспечения более высокой точности выполнения операций необходимо увеличить количество контрольных процедур в процессе идентификации и пересчета объектов инвентаризации.

Более частая смена видов работ. Как правило, во время инвентаризации сотрудники могут выполнять различные роли: счетчик, сортировщик, грузчик и т.д. Для сохранения более высокой концентрации внимания желательно по возможности менять роль инвентаризатора в течение всей смены. Это позволит снизить монотонность выполнения операций, а сменяемый характер работ на разных временных отрезках даст возможность поддерживать более высокий уровень интенсивности их выполнения.

Курение и использование энергетических напитков. Распространенный миф об эффективности энергетических напитков и батончиков как средства борьбы с усталостью и сонливостью не нашел своего подтверждения на практике многочисленных инвентаризаций. Опыт показал, что действие таких продуктов очень кратковременно. Через несколько часов у участников отмечались случаи более существенного падения внимания и производительности труда, а также более ярко выраженная сонливость, в отличие от тех, кто такими продуктами не пользовался. Отдельно хотелось бы отметить, что курение также является препятствием в борьбе за эффективность работ, так как по статистике курильщики чаще опаздывали к началу рабочих сессий, чем некурящие. Особенно это проявлялось на объектах, где места для курения оборудованы за пределами зданий.

В заключение отметим, что при проведении инвентаризации в ночное время наиболее эффективно использовать группы, в состав которых входят сотрудники, для которых работа в ночное время является постоянной практикой. К сожалению, выбор таких людей на рынке труда не очень широк, но именно они способны выполнять работы с максимальной производительностью. В случае проведения инвентаризаций сотрудниками, которые работают преимущественно днем, необходимо учитывать специфику физиологических процессов организма человека и заранее предусматривать возможное снижение эффективности задействованного персонала.

«Актуальная бухгалтерия», N 12, декабрь 2014 г.

Еще статьи из этого раздела

• Иск о запрете на использование изобретения: может ли суд отказать, если доказан факт нарушения?
• Социальные стационарозамещающие услуги пожилым гражданам и инвалидам: новые ориентиры для сферы соцобслуживания населения ГАРАНТ.РУ
• Контроль операций с денежными средствами и имуществом: нововведения января
• КОСГУ – 2021: новый код для возмещения затрат, исключение ряда расходов из статей 213 и 226
• Мифы долевого строительства: Опасно ли взыскание неустойки по ДДУ?