В период 2007-2008 годов организация сдавала в аренду помещения под офис, арендатор должен 2 200 000 руб. Дебиторская задолженность подлежит списанию в связи с истечением срока исковой давности.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к выводу:
Основанием для списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности являются данные инвентаризации расчетов (дебиторской задолженности), письменное обоснование, а также приказ (распоряжение) руководителя.

Обоснование вывода:
Одним из условий для правомерного списания с учета дебиторской задолженности является проведение инвентаризации расчетов (ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ), п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, далее — Положение N 34н).

Основной целью инвентаризации являются подтверждение достоверности учета задолженности и обязательств, установление сроков их возникновения и погашения.

Проведение такой инвентаризации необходимо перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Также инвентаризацию расчетов можно проводить ежеквартально с целью недопущения пропусков сроков исковой давности.

Инвентаризация расчетов проводится с поставщиками и покупателями, с бюджетом и внебюджетным фондами, работниками и другими дебиторами и кредиторами и проверяет обоснованность сумм, числящихся в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации расчетов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. По ее завершении оформляется акт по форме ИНВ-17, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, в котором указываются выявленные расхождения и суммы просроченных задолженностей.

Акт заполняется на основании специальной справки-приложения (приложение к форме N ИНВ-17), правильное составление которой дает все необходимые сведения, как о задолженности, так и о самом дебиторе. Также данные формы заполняются на основании актов сверок с контрагентами организации, на основании которых утверждается факт задолженности и констатируется ее величина. Затем руководитель организации, основываясь на выводах инвентаризационной комиссии и оформленных вышеперечисленных документах, принимает решение о списании задолженности — издает приказ.

Таким образом, основанием для списания дебиторской задолженности являются следующие документы (письма УФНС России по г. Москве от 21.12.2009 N 16-15/134520, от 07.04.2009 N 16-15/033034, от 19.12.2007 N 20-12/121646):

а) договоры;
б) первичные документы, подтверждающие факт существования задолженности (товарные накладные (акты выполненных работ (оказанных услуг)), платежные поручения и другое);
в) акт инвентаризации задолженности (форма ИНВ-17);
г) приказ руководителя о списании задолженности в качестве безнадежного долга.

Обращаем внимание, что указанные документы являются основанием для списания дебиторской задолженности и в целях налогового учета.

Подтверждающие документы по дебиторской задолженности организация обязана хранить в течение не менее пяти лет, как того требует п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ. Срок, установленный налоговым законодательством по хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налога, составляет четыре года (п. 1 ст. 23 НК РФ).

Отметим, что хранение первичных документов является обязанностью, а не правом организации. Поэтому у организации, не сохранившей первичных учетных документов по дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, ставятся под сомнения основания ее списания в уменьшение налогооблагаемой прибыли в составе внереализационных расходов (п. 2 ст. 265 НК РФ) и возможность ее списания на финансовый результат организации

К сведению:
Наличие первичных документов, в частности, актов выполненных работ (оказанных услуг), подтверждающих образование дебиторской задолженности, является обязательным условием для включения списанной дебиторской задолженности в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.07.2008 N А05-6193/2007 указано, что первичные документы, свидетельствующие об образовании дебиторской задолженности, являются основанием для включения дебиторской задолженности в состав внереализационных расходов и подлежат хранению в течение 4-5 лет с момента списания дебиторской задолженности.

ФАС Московского округа также согласился с тем, что при отсутствии первичных документов невозможно сделать вывод ни о правомерности самого списания задолженности, ни о периоде, когда она может быть учтена в составе расходов (постановление от 14.08.2009 N КА-А40/7665-09-2).

Вместе с тем следует учитывать также следующее.

Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды (ст. 614 ГК РФ). При этом в п. 1 ст. 655 ГК РФ указывается, что передача помещения арендодателем и принятие его арендатором осуществляются по передаточному акту или иному документу о передаче, подписываемому сторонами. Если иное не предусмотрено законом или договором аренды, обязательство арендодателя передать здание или сооружение арендатору считается исполненным после предоставления его арендатору во владение или пользование и подписания сторонами соответствующего документа о передаче. Длительное время к списку обязательных документов, подтверждающих арендные расходы, по мнению Минфина России, относились ежемесячные акты об оказании услуг (смотрите, например, письмо Минфина России от 07.06.2006 N 03-03-04/1/505).

Однако позднее в письмах Минфина РФ от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742 чиновники пришли к выводу, что составлять такие акты не нужно, если иное не вытекает из условий сделки.
Вопрос о контроле дебиторской задолженности, а также динамике ее роста организация устанавливает самостоятельно. Как правило, распорядительным документом обозначается круг лиц, отвечающих за своевременное представление документов в бухгалтерию, за контроль дебиторской задолженности и их ответственность за несвоевременно принятые меры по устранению причин роста задолженности. За невыполнение должностными лицами возложенных на них обязанностей руководитель имеет основания для привлечения к дисциплинарной ответственности этих лиц.

Обратите внимание, что в бухгалтерском учете списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (п. 77 Положения N 34н). Аналитический учет на забалансовом счете ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток.