В период 2007-2008 годов организация сдавала в аренду помещения под офис, арендатор должен 2 200 000 руб. Дебиторская задолженность подлежит списанию в связи с истечением срока исковой давности.
Основанием для списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности являются данные инвентаризации расчетов (дебиторской задолженности), письменное обоснование, а также приказ (распоряжение) руководителя.
Обоснование вывода:
Одним из условий для правомерного списания с учета дебиторской задолженности является проведение инвентаризации расчетов (ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ), п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, далее — Положение N 34н).
Основной целью инвентаризации являются подтверждение достоверности учета задолженности и обязательств, установление сроков их возникновения и погашения.
Проведение такой инвентаризации необходимо перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Также инвентаризацию расчетов можно проводить ежеквартально с целью недопущения пропусков сроков исковой давности.
Инвентаризация расчетов проводится с поставщиками и покупателями, с бюджетом и внебюджетным фондами, работниками и другими дебиторами и кредиторами и проверяет обоснованность сумм, числящихся в бухгалтерском учете.
Порядок проведения инвентаризации расчетов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. По ее завершении оформляется акт по форме ИНВ-17, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, в котором указываются выявленные расхождения и суммы просроченных задолженностей.
Акт заполняется на основании специальной справки-приложения (приложение к форме N ИНВ-17), правильное составление которой дает все необходимые сведения, как о задолженности, так и о самом дебиторе. Также данные формы заполняются на основании актов сверок с контрагентами организации, на основании которых утверждается факт задолженности и констатируется ее величина. Затем руководитель организации, основываясь на выводах инвентаризационной комиссии и оформленных вышеперечисленных документах, принимает решение о списании задолженности — издает приказ.
Таким образом, основанием для списания дебиторской задолженности являются следующие документы (письма УФНС России по г. Москве от 21.12.2009 N 16-15/134520, от 07.04.2009 N 16-15/033034, от 19.12.2007 N 20-12/121646):
а) договоры;
б) первичные документы, подтверждающие факт существования задолженности (товарные накладные (акты выполненных работ (оказанных услуг)), платежные поручения и другое);
в) акт инвентаризации задолженности (форма ИНВ-17);
г) приказ руководителя о списании задолженности в качестве безнадежного долга.
Обращаем внимание, что указанные документы являются основанием для списания дебиторской задолженности и в целях налогового учета.
Подтверждающие документы по дебиторской задолженности организация обязана хранить в течение не менее пяти лет, как того требует п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ. Срок, установленный налоговым законодательством по хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налога, составляет четыре года (п. 1 ст. 23 НК РФ).
Отметим, что хранение первичных документов является обязанностью, а не правом организации. Поэтому у организации, не сохранившей первичных учетных документов по дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, ставятся под сомнения основания ее списания в уменьшение налогооблагаемой прибыли в составе внереализационных расходов (п. 2 ст. 265 НК РФ) и возможность ее списания на финансовый результат организации
К сведению:
Наличие первичных документов, в частности, актов выполненных работ (оказанных услуг), подтверждающих образование дебиторской задолженности, является обязательным условием для включения списанной дебиторской задолженности в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения. Так, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 02.07.2008 N А05-6193/2007 указано, что первичные документы, свидетельствующие об образовании дебиторской задолженности, являются основанием для включения дебиторской задолженности в состав внереализационных расходов и подлежат хранению в течение 4-5 лет с момента списания дебиторской задолженности.
ФАС Московского округа также согласился с тем, что при отсутствии первичных документов невозможно сделать вывод ни о правомерности самого списания задолженности, ни о периоде, когда она может быть учтена в составе расходов (постановление от 14.08.2009 N КА-А40/7665-09-2).
Вместе с тем следует учитывать также следующее.
Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды (ст. 614 ГК РФ). При этом в п. 1 ст. 655 ГК РФ указывается, что передача помещения арендодателем и принятие его арендатором осуществляются по передаточному акту или иному документу о передаче, подписываемому сторонами. Если иное не предусмотрено законом или договором аренды, обязательство арендодателя передать здание или сооружение арендатору считается исполненным после предоставления его арендатору во владение или пользование и подписания сторонами соответствующего документа о передаче. Длительное время к списку обязательных документов, подтверждающих арендные расходы, по мнению Минфина России, относились ежемесячные акты об оказании услуг (смотрите, например, письмо Минфина России от 07.06.2006 N 03-03-04/1/505).
Однако позднее в письмах Минфина РФ от 06.10.2008 N 03-03-06/1/559, от 09.11.2006 N 03-03-04/1/742 чиновники пришли к выводу, что составлять такие акты не нужно, если иное не вытекает из условий сделки.
Вопрос о контроле дебиторской задолженности, а также динамике ее роста организация устанавливает самостоятельно. Как правило, распорядительным документом обозначается круг лиц, отвечающих за своевременное представление документов в бухгалтерию, за контроль дебиторской задолженности и их ответственность за несвоевременно принятые меры по устранению причин роста задолженности. За невыполнение должностными лицами возложенных на них обязанностей руководитель имеет основания для привлечения к дисциплинарной ответственности этих лиц.
Обратите внимание, что в бухгалтерском учете списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (п. 77 Положения N 34н). Аналитический учет на забалансовом счете ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Горностаев Вячеслав
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Еще статьи из этого раздела
- Организация оказывает благотворительную помощь больнице, которая работает с зараженными COVID-19: поставляет подсолнечное масло. Облагается ли передача подсолнечного масла НДС? Как отразить в бухгалтерском учете передачу подсолнечного масла?
- Предприятие проводит реконструкцию здания, учтенного на счете 01 в качестве объекта основных средств как единый объект. Изначально планировалось закончить реконструкцию всего здания в течение одного года, но фактически реконструкция продолжается несколько лет. Затраты на реконструкцию собираются на счете 08 в целом, без подразделения по отдельным частям здания. Часть здания уже готова к эксплуатации, а другая часть — нет. То есть работы, предусмотренные проектом реконструкции, на текущий момент выполнены частично. В какой момент необходимо перенести накопленные на счете 08 затраты на реконструкцию на увеличение стоимости здания: 1) в момент начала эксплуатации готовой части здания или 2) в момент полного окончания работ по реконструкции всего здания (срок неизвестен)? Если вариант N 1, то нужно ли выделять в накопленной сумме затрат именно расходы на реконструкцию готовой части здания, то есть необходимо перенести на счет 01 часть накопленных на счете 08 затрат или все затраты, имеющиеся на момент начала эксплуатации готовой части здания?
- В организации сотрудники знакомятся под подпись с графиком отпусков на год, в котором сразу указано разделение отпуска (по желанию сотрудника), соответственно, руководителем этот график утверждается. Далее за 2 недели до отпуска пишут заявление на отпуск с указанием периода отпуска, затем расписываются в приказе об отпуске. Трудовая инспекция вынесла наказание за отсутствие согласия на разделение отпуска. Права ли трудовая инспекция и как должно выглядеть это соглашение? Почему подписанный двумя сторонами график отпусков (с разделением на части по желанию сотрудника) и приказ об отпуске сотрудника не может рассматриваться как согласие на разделение отпуска на части?
- Между сторонами заключен договор подряда на производство и монтаж металлоконструкций. Подрядчику перечислен аванс. Работы выполнены частично. Часть выполненных работ сдана заказчику, а часть — нет (по причине «заморозки» проекта заказчиком). В адрес подрядчика было направлено уведомление о приостановке работ. В настоящее время заказчик в судебном порядке расторгает договор по п. 2 ст. 715 ГК РФ и взыскивает сумму аванса как неосновательное обогащение. На момент подачи иска о расторжении договора и взыскании аванса приостановление работ, объявленное заказчиком, не было последним снято. Работы были выполнены подрядчиком до момента объявления заказчиком о приостановлении работ. Может ли заказчик взыскать перечисленный подрядчику аванс? При каких обстоятельствах? Какие доказательства могут быть приняты в качестве подтверждения факта выполнения работ подрядчиком? Как оценивают суды приостановку работ по инициативе заказчика? Может ли подрядчик взыскать убытки, связанные с приостановкой работ?
- При возвращении из командировки сотрудник коммерческой организации представил чек ККТ за проживание в гостинице, оплаченный через Интернет, и документ о бронировании. Счет за проживание в гостинице выдан не был, так как проживание было заказано через сайт www.booking.com. Достаточно ли данных документов для подтверждения расходов с точки зрения обязанности работодателя по возмещению расходов сотруднику (не налоговый учет)? Является ли обязательным реквизитом путевого листа расшифровка подписи водителя (полностью имя, отчество, фамилия)?